El proceso administrativo

El proceso administrativo es un aspecto que todo gerente, jefe o responsable de área debe tener presente para garantizar el éxito de una organización, el mismo se divide en 4 etapas: 

• Planear (imaginar).
• Organizar (relacionar y coordinar recursos).
• Dirigir (llevar a cabo lo planeado para lograr los objetivos).
• Controlar (determinar los desvíos entre lo planeado y lo ejecutado y modificar). 

Planeamiento

Cuando hablamos de planear, nos referimos al hecho de decidir por anticipados, acciones futuras, que se debe hacer, como, cuando y quien debe hacerlo, es imaginar hoy un futuro deseado.

Los principios del planeamiento engloban a 4 variables, Las premisas (es la introducción, lo general), la flexibilidad (el transcurso del tiempo puede generar modificaciones), el cambio de rumbo (cuando nos vemos afectados por el contexto), del compromiso (de los colaboradores con sus tareas para lograr lo imaginado). Como todo, nos encontramos con diferentes limitaciones en cuanto al planeamiento, que son su costo la rigidez, no soluciona crisis momentáneas, pereza mental, entorno cambiante, resistencia interna, cambios en los flujos de información, problemas operativos tienden a anular los esfuerzos de la planeación.

Las herramientas del planeamiento son:

1. ·         Visión: representación de lo que la organización pretende ser a largo plazo, es el futuro imaginado, con un horizonte temporal, deberá ser breve, fácil de recordar.
2. ·         Misión: Orientada a los mercados y ser realizable, la razón de ser y define que necesidades satisface, responder quien es el cliente y cuáles son sus necesidades.
3. ·         Reglas: Describen con claridad las acciones especificas requeridas a las personas o las que se deben llevar a cabo, pero sin libertad de acción, deberán ser rígidas y no admiten desviaciones, pueden ser generales o particulares, estableciendo que se puede hacer y que no.
4. ·         Estrategias: Las formas en que la organización utilizara para alcanzar los objetivos, es el camino, estableciendo coherencia con la misión, visión y objetivos, es un curso de acción, seleccionado entre varias alternativas que relaciona fortalezas y debilidades de la organización con las oportunidades y amenazas del entorno.
5. ·         Tácticas: Los panes funcionales, comprende los programas de acción, establecen objetivos directivos o intermedios, adecuando en el tiempo y en el espacio los medios y las acciones para su logro, siempre en consonancia con los objetivos generales o estratégicos.
6. ·         Programas: Son planes que describen los pasos necesarios para lograr el objetivo, determinan quien será responsable de cada paso y establecen orden y el tiempo de cada uno de los pasos, permiten que las estrategias se conviertan en operaciones diarias, pudiéndose aplicar una sola vez o de manera permanente, complementándose con políticas, reglas y procedimientos.
7. ·         Presupuesto: La expresión en términos cuantitativos y monetarios de los programas, requiriendo la estimación de variables que no son monetarias (horas de producción, unidades a vender) es una herramienta fundamental del planeamiento y principal dispositivo de control de uso temporal, llevan a números concretos los objetivos a lograr.Los tipos de presupuestos son operativos (ingresos o ventas, egresos y costos, de corto plazo); financieros (dinero que se necesita, como y donde se obtendrá, de corto plazo) y de inversiones (puede ser a corto, mediano y largo plazo, se incluye una parte en el financiero).
8. ·         Procedimientos: Son una serie cronológica de acciones que sirven de guía para llevar a cabo una determinada tarea o función. Son pautas de acción, que detallan en forma exacta como debe realizarse determinada actividad, establecen un método requerido para manejar las actividades futuras, buscando un equilibrio en la relación costo – beneficio.
9. ·         Políticas: Son guías para pensar y decidir respecto de una situación o problema dado, son el marco de referencia que guía el pensamiento en la toma de decisiones, tienen un cierto grado de flexibilidad y libertad de acción, determinando los limites dentro de los cuales de pueden tomar una decisión, deben ser congruentes con los objetivos y contribuir a lograrlos.

La importancia del planeamiento básicamente es porque es una guía para la acción, implica mayor compromiso para todos los integrantes de la organización, obliga a pensar en términos de eficiencia y eficacia, favorece a la cultura de la previsión, obliga a identificar los factores esenciales para el éxito de a organización, facilita el control, facilita la delegación de tareas y decisiones, reduce la superposición de esfuerzos, reduce la incertidumbre, permite fijar y alcanzar objetivos, procede a todos los pasos del proceso administrativos, implica el análisis y evaluación de alternativas, ajusta la acción con los objetivos. El proceso de planeamiento esta integrado por la necesidad de planificar, definir objetivos tentativos, análisis situacional interno y externo, establecimiento de premisas, formular líneas de acción alternativas, selección de la mejor alternativa posible, especificar y asignar los objetivos definitivos, incorporar al sistema de control.

Planeamiento operativo: Contiene mayor nivel de detalle y especifidad, son a corto plazo, incluyen presupuestos, procedimientos, reglas y políticas específicas, objetivos dependientes.

Organización

Es la etapa del proceso administrativo donde se define la estructura, las funciones que se asignas a los recursos de acuerdo con lo planificado, de modo que les permiten a las organizaciones llevar a cabo las actividades para lograr los objetivos planteados. Entre los principios organizacionales disponemos de la diferenciación (subdivisiones), integración, (interrelación), informalización (informal), formalización, centralización y descentralización, departamentalización, jerarquía, concepto de línea y staff.

La estructura organizacional es la forma en que una organización divide el trabajo en tareas distintas y luego se coordina, básicamente hay dos dimensiones; la primera es vertical (de arriba hacia abajo el mando, jerarquía), y horizontal requiere niveles intermedios de conducción y esta asociado a la división de trabajo.

Esquema ACME:

Divide a las empresas en dos áreas, funcionales y de servicios. Entre las primeras encontramos:

• ·        Producción: Trasforman los insumos y las materias primas en productos, abarca la planificación de la fabricación hasta que estos estén totalmente terminados y estén disponibles para el área comercial.
• ·        Comercialización: Detecta las necesidades del cliente y satisface sus necesidades.
• ·        Finanzas y control: Agrupa la función financiera y contable, implica la obtención y administración adecuada del dinero.
• ·        Investigación y desarrollo: Un área relacionada con todas, investiga las necesidades de las personas.

Entre las segundas encontramos:

• ·         Administración de personal: Relacionadas con todo lo que sea personal.
• ·         Relaciones externas: Funciones de la empresa hacia afuera.
• ·         Secretaria y legales: De apoyo y gestión.

La estructura es eficaz si dentro de la organización forma un ambiente interno en donde las actividades que se llevan a cabo permiten el logro de los objetivos, y será eficiente si logra los objetivos con el mínimo costo posible o evitando consecuencias imprevistas para la organización.

Los componentes de la estructura evidenciamos dos características, las formales que son los elementos visibles que representan y responden a los manuales y procedimientos, y lo informal se refiere a lo que no se ve, no esta escrito, las relaciones de poder, alianzas interpersonales, lenguajes y símbolos.

Departamentalización

Consiste en agrupar los puestos de trabajo en grupos homogéneos de acuerdo con ciertos criterios entre procesos se realiza una vez que se han identificado y dividió las tareas individuales. Encontramos diferentes tipos, entre ellos por funciones, por procesos, por productos, por área geográfica, por tipo de cliente, por tiempo, mixta. Básicamente consiste en cómo hacer las tareas.

Herramientas administrativas

El organigrama es la representación gráfica simplificada de la estructura formal que adopto una organización, nos definen las relaciones que se dan entre los diferentes componentes de la estructura organizada, permitiendo detectar fallas de autoridad mal definida, informa a los miembros de la organización cuál es su posición y su relación con el resto de la organización. El manual de la organización es un complemento del organigrama y permite determinar para cada puesto de la estructura del organigrama las funciones y tareas que tiene que realizar cada uno de los integrantes. El cursograma administrativo es la representación grafica de los procedimientos y las rutinas administrativas representa como fluye gráficamente la organización en las diferentes áreas de la empresa.

Dirección

Es la tercera etapa del proceso administrativo, donde se ejecutará todo lo planeado, es el proceso por el cual se ordenan y se ejecutan las tareas, a través de la coordinación del esfuerzo individual de todos los integrantes de la organización con el fin de lograr los objetivos propuestos.

Los principios son:

• ·         Armonización de objetivos.
• ·         Motivación.
• ·         Liderazgo.
• ·         Comunicación clara.
• ·         Aprovechamiento de los grupos informales.

Control

Es la ultima etapa del proceso administrativo y permite lograr el proceso hacia los objetivos, asegurarse que las acciones se dirijan de acuerdo a lo planeado y organizado, este control implica tomar medidas correctivas para que no se vuelva a dar ciertos fenómenos que han ocurrido dentro de la organización, es el medio para determinar las variaciones producidas entre lo planeado y ejecutado, la importancia de este es que es el que cierra la etapa del proceso administrativo. La necesidad de contar con un sistema de control adecuado se rige para todo tipo de organización, sin el control será imposible que una organización sea exitosa y que se pueda mantener con el tiempo con un adecuado sistema de control que verifique el cumplimiento de objetivos. 

Los tipos de control son:

• ·        Control de cantidad: Relacionado a inventarios permanentes, de materias primas, productos elaborados, determinación de stock, implica controlar la cantidad planeada con la cantidad ejecutada para determinar diferencias y aplicar medidas correctivas.
• ·        Control de calidad: Los procesos de producción están condicionados por varios elementos con los cuales deben ser analizados en su nivel de calidad para preservar su lugar en el mercado.
• ·        Control de tiempo: Es el tiempo que utiliza un colaborador para realizar una tarea o el control de entrada de personal, de esta forma se podrá determinar la incidencia en el costo de mano de obra.
• ·        Control de costo: Está relacionado con el costo del producto con el precio de venta.

La brecha del planeamiento es la diferencia que existe entre lo controlado respecto a lo planeado, se debe saber que todos los planes desde el punto de vista teórico pueden ser excelentes pero se trabaja con personas que no son perfectas por lo tanto pueden equivocarse y como consecuencia se les debe verificar su labor, y si hay una brecha se deberá ajustar, es decir aplicar medidas correctivas que retroalimenten al sistema, lo importante es tener presente la brecha entre lo planeado y lo realizado.

El proceso de control consta de 4 etapas:

1. ·         Establecimientos de modelos, normas o estándares: es la primera etapa donde se fijan los modelos a seguir y los estándares a lograr, es un resultado deseado.
2. ·         Evaluación de desempeño: Se analiza lo que se ejecutó.
3. ·         La comparación entre los dos anteriores.
4. ·         Acción correctiva: Consiste en la corrección de las variaciones, errores o fallas, el objetivo del control es determinar cómo, cuanto y donde corregir.

Entre las principales áreas de control encontramos controles de venta (volúmenes, venta por artículos, volúmenes de venta estacionales, ventas por clientes, ventas por vendedor), de producción (Inventarios de logística, de calidad, de tiempo), financieros y contables (Estados financieros, sistema de contabilidad y costos) y generales (todos los controles que pueden ser utilizados).

Control operativo es el que incluye el control de gastos, de pagos, de cobranzas, de tareas rutinarias y no sirven para tomar decisiones a niveles estratégicos, y el control de gestión utiliza información que es generada por los niveles superiores de la organización y son los mismos gerentes los que toman las decisiones aplicando medidas correctivas si es necesario. El control superior utiliza herramientas como los estados contables, la auditoria operativa y este control abarca toda la actividad de la organización analizando los aspectos positivos y negativos que influyen en la organización.